Biuro Organizacyjne

Biuro Organizacyjne

Do zakresu działania Biura Organów Samorządowych należy podejmowanie czynności zapewniających sprawne działanie Rady, jej komisji oraz zespołów (kolegiów) powołanych przez Burmistrza, a w szczególności:

1) ewidencja i ekspedycja przesyłek pocztowych,
2) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
3) prenumerowanie i prowadzenie aktów prawnych i czasopism,
4) prowadzenie zbiorów aktów normatywnych, w tym zarządzeń Burmistrza,
5) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
6) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza,
7) obsługa urządzeń łączności Urzędu,
8) zapewnienie sprawności technicznej sprzętu komputerowego w Urzędzie,
9) prowadzenie ewidencji sprzętu, urządzeń i dokumentacji,
10) inicjowanie i organizowanie szkoleń pracowników Urzędu,
11) prowadzenie spraw związanych z organizacją:
    a) wyborów:
      - do Parlamentu Europejskiego
      - Prezydenta RP,
      - do Sejmu i Senatu,
      - do organów samorządu wszystkich szczebli,
      - burmistrza,
    b) referendum ogólnokrajowego,
    c) referendum lokalnego,
    d) spisów powszechnych,
12) prowadzenie archiwum Urzędu,
13) prowadzenie biblioteki podręcznej dla potrzeb Urzędu,
14) zapewnienie konserwacji i remontów budynków i pomieszczeń Urzędu oraz urządzeń i maszyn biurowych,
15) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych i otoczenia urzędu,
16) zapewnienie właściwego zabezpieczenia oraz ochrony budynków i pomieszczeń Urzędu,
17) zaopatrzenie w materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronną itp.,
18) przyjmowanie pism sądowych, prokuratorskich, komorniczych,
19) zapewnienie pracownikom Urzędu odpowiednich warunków ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz organizacja okresowych badań lekarskich,
20) ewidencjonowanie i inwentaryzowanie oraz oznaczanie środków rzeczowych,
21) dokonywanie rozliczeń z tytułu dostaw do Urzędu wody, energii elektrycznej, ogrzewania, usług telekomunikacyjnych itp.,
22) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, w tym organizacja wypoczynku, wycieczek, imprez kulturalno-oświatowych i sportowych,
23) prowadzenie spraw związanych z gospodarką pieczęciami, urzędowymi pieczątkami, szyldami i tablicami ogłoszeń,
24) zlecanie prac introligatorskich,
25) zapewnienie druków i formularzy,
26) prowadzenie zbiorów:
    a) regulaminów wewnętrznych Urzędu,
    b) aktów prawnych wydawanych przez Burmistrza,
    c) aktów prawnych wojewody,
27) organizacja świąt i uroczystości państwowych, lokalnych i branżowych,
28) prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi,
29) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
30) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych (zapewnienie bezpieczeństwa baz danych i programów komputerowych),
31) opracowywanie i aktualizacja Kart Usług,
32) kierowanie klientów Urzędu Miejskiego w Ciechocinku do komórek organizacyjnych zgodnie z rodzajem sprawy oraz kompetencjami,
33) pomoc w przygotowaniu wniosków, wypełnianiu druków i formularzy,
34) informowanie o trybie postępowania w prawach skarg i wniosków,
35) prowadzenie:
    a) zbiorów aktów prawnych dotyczących zadań realizowanych przez gminę miejską Ciechocinek,
    b) bazy danych instytucji oraz podmiotów gospodarczych działających na terenie miasta Ciechocinka,
36) prowadzenie monitoringu liczby klientów Urzędu Miejskiego,
37) informowanie:
      - o konkursach ogłaszanych przez Burmistrza Ciechocinka,
      - współpracy Urzędu Miejskiego w Ciechocinku z organizacjami pozarządowymi,
      - o działalności Rady Miejskiej, terminach sesji, dyżurach przewodniczącego RM i radnych,
38) budowa i rozbudowa systemu informatycznego w Urzędzie, utrzymanie sieci i terminali oraz utrzymanie systemu i bezpieczeństwa danych,
39) wdrażanie nowych programów informatycznych i przeprowadzanie szkoleń w tym zakresie,
40) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych,
41) współdziałanie z innymi komórkami Urzędu w zakresie tworzenia składowania kopii bezpieczeństwa baz danych,
42) inicjowanie rozwoju sieci informatycznej w Urzędzie i nowych sposobów jej wykorzystania,
43) koordynacja systemu informatycznego Urzędu,
44) konserwacja oraz drobne naprawy sprzętu komputerowego Urzędu.